OPERATING BUDGET DALAM MANAGEMENT KEPERAWATAN

Pengertian Umum Budgeting

Pengertian Budget
Budget (Anggaran) adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.

Dari pengertian di atas nampaknya bahwa suatu Budget mempunyai empat unsur, yaitu:
• Rencana
• Meliputi seluruh kegiatan perusahaan
• Dinyatakan dalam unit moneter
• Jangka waktu tertentu yang akan datang

Manfaat Budget
Manfaat Budget terdiri dari tiga pokok, yaitu :
• Sebagai pedoman kerja
• Yang mana berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arahan serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang.
• Sebagai alat pengawasan kerja
Budget berfungsi pula sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding untuk mengevaluasi realisasi kegiatan perusahaan nanti. Dengan membandingkan apa yang tertuang di dalam Budget dengan apa yang dicapai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses bekerja atau kah kurang sukses bekerja.

Sebagai alat pengkoordinasian kerja
Budget berfungsi sebagai alat untuk mengkoordinasikan kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat didalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik untuk menuju ke sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya perusahaan akan lebih terjamin.

Proses Penyusunan Budget
Sebagaiman telah dijelaskan di atas, suatu Budget dapat berfungsi dengan baik bilamana tafsiran-tafsiran (forecast) yang termuat didalamnya cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Untuk bisa melakukan penafsiran secara lebih akurat, diperlakukan sebagai data, informasi dan pengalaman, yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan didalam menyusun Budget. Adapaun faktor-faktor tersebut secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok, ialah :

Faktor-faktor intern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa :
• Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebagainya.
• Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan.
• Tenaga kerja yang dimiliki peruahaan, baik jumlahnya (kuantitatif) maupun ketrampilan dan keahliannya (kualitatif).
• Modal kerja yang dimiliki perusahaan.
• Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan.
• Kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan, baik di bidang pemasaran, dibidang produksi, dibidang pembelanjaan, dibidang administrasi maupun dibidang personalia.

Sampai batas-batas tertentu, perusahaan masih dapat mengatur dan menyesuaikan faktor-faktor intern ini dengan apa yang diinginkan untuk masa yang akan datang. Misalnya Modal Kerja yang sekarang dimiliki dirasakan kurang untuk periode Budget yang akan datang, maka perusahaan dalam batas-batas tertentu masih bisa menambahnya, misalnya dengan meminta kredit ke Bank. Demikian pula halnya dengan mesin-mesin, peralatan-peralatan, tenaga kerja serta fasilitas-fasilitas lain, dalam batas-batas tertentu masih disesuaikan dengan apa yang diinginkan untuk periode budget yang akan datang, baik ditambah maupun dikurangi. Oleh karena itu faktor-faktor intern ini sering disebut sebagai faktor yang controlable (dapat diukur), yaitu faktor-faktor yang dalam batas-batas tertentu masih bisa disesuaikan dengan keinginan atau kebutuhan untuk periode Budget yang akan datang.

Faktor-faktor ekstern, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di luar perusahaan, tetapi dirasa mempunyai pengaruh terhadap kehidupan perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa :
• Keadaan persaingan
• Tingkat pertumbuhan penduduk
• Tingkat penghasilan masyarakat
• Tingkat pendidikan masyarakat
• Tingkat penyebaran penduduk
• Agama, adat-istiadat dan kebiasaan masyarakat.
• Berbagai kebijakan pemerintah, baik dibidang politik, ekonomi, sosial, budaya, maupun keamanan.
• Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan tehnologi dan sebagainya.

Terhadap faktor-faktor ekstern ini, perusahaan tidak mampu utnuk mengaturnya sesuai dengan apa yang diinginkanya dalam periode Budget yang akan datang. Oleh karena itu faktor-faktor ekstern ini sering disebut sebagai faktor yang un-controlabel (tidak dapat diukur), yaitu faktor-faktor yang tidak dapat diukur dan tidak dapat disesuaikan dengan keinginan perusahaan. Akibatnya perusahaanlah yang harus menyesuaiakan dirinya, menyesuaikan kebijaksanaan-kebijaksanaannya dengan faktor-faktor tersebut.

PENGERTIAN BUDGETING
Dalam pengertian Budget yang telah diuraikan di atas dapatlah diketahui bahwa Budget merupakan hasil kerja (out-put) yang terutama berupa tafsira-tafsiran yang akan dilaksanakan diwaktu yang akan datang. Karena suatu Budget merupakan hasil kerja (out-put), maka Budget dituangkan dalam suatu naskah tulisan yang disusun secara teratur dan sistematis. Sedangkan yang dimaksudka dengan Budgeting adalah proses kegiatan yang menghasilakan Budget tersebut sebagai hasil kerja (out-put), serta proses kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi Budget, yaitu fungsi-fungsi pedoman kerja, alat pengkoordinasian kerja dan alat pengawasan kerja. Secara lebih terperinci, proses kegiatan yang tercakup dalam Budgeting tersebut antara lain:
• Pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun Budget
• Pengolahan dan penganalisaan data dan informasi tersebut untuk mengadakan tafsiran-tafsiran dalam rangka menyusun Budget.
• Menyusun Budget serta menyajikannya secara teratur dan sistematis.
• Pengkoordinasian pelaksanaan Budget
• Pengumpulan data dan informasi untuk keperluan pengawasan, yaitu untuk mengadakan penilaian (evaluasi) terhadap pelaksanaan Budget.
• Pengolahan dan penganalisaan data tersebut untuk mengadakan interpretasi dan memperoleh kesimpulan-kesimpulan dalam rangka mengadakan penilaian (evaluasi) terhadap kerja yang telah dilaksanakan, serta menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan sebagai tindak lanjut (follow-up) dari kesimpulan-kesimpulan tersebut.

Prosedur Penyususnan Budget
Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab atau menyusun Budget serta pelaksanaan kegiatan Budgeting lainnya, ada ditangan pimpinan tertinggi perusahaan. Hal ini disebabkan karena pimpinan tertinggi perusahaanlah yang paling berwewenang dan paling bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian tugas menyiapkan dan menyusun Budget serta kegiatan-kegiatan Budgeting lainnya tidak harus ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi perusahaan, melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain dalam perusahaan. Adapaun siapa-siapa atau bagian apa yang diserahi tugas memprsiapkan dan menyusun Budget tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi dari masing-masing perusahaan. Akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan dan menyususn Budget ini dapat didelegasikan kepada :

1. Bagian administrasi, bagian perusahan yang kecil. Hal ini disebabkan karena bagi perusahaan yang kecil, kegiatan-kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan Budget dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan, dan tidak perlu banyak melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.

2. Panitia Budget, bagian perusahan yang besar. Hal ini disebabkan karena bagi perusahaan besar, kegiatan-kegiatan perusahaan cukup kompleks, beraneka ragam dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga Bagian Administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi untuk menyusun Budget sendiri tanpa partisipasi aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh sebab itu tugas menyusun Budget perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada di dalam perusahaan, yang duduk dalam Panitia Budget. Tim penyusunan Budget ini biasanya diketuai oleh pimpinan perusahaan (misalnya Wakil Direktur) dengan anggota-anggota yang mewakili Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian Pembelanjaan, serta Bgaian Personalia. Di dalam Panitia Budget inilah dilakukan pembahasan-pembahasan tentang rencana-rencana kegiatan yang akan datang, sehingga Budget yang tersusun nanti merupakan kesepakatan bersama, sesuai dengan kondisi, fasilitas serta kemampuan masing-masing bagian secara terpadu. Kesepakatan bersama ini penting agar pelaksanaan Budget nanti benar-benar didukung oleh seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, sehingga memudahkan terciptanya kerja sama yang saling menunjang dan terkoordinasikan dengan baik.

Baik Budget yang disusun oleh Bagian Administrasi (perusahaan kecil), maupun yang disusun oleh Panitia Budget (perusahaan besar), barulah merupakan Rancangan Budget atau Draft Budget (tentative budget). Rancangan Budget inilah yang diserahkan kepada pimpinan tertinggi untuk disahkan serta ditetapkan sebagai Budget yang defenitif. Sebelum disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih dimungkinkan untuk diadakan perubahan-perubahan terhadap rancangan tersebut, dan dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahsan-pembahasan antara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun Rancangan Budget tersebut.
Setelah disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka Rancangan Budget tersebut telah menjadi Budget yang defenitif, y